Как повысить эффективность логистики?

Автоматизация - наиболее очевидная стратегия повышения эффективности логистических бизнес-процессов. Однако, чтобы найти свой собственный, оптимальный вариант её реализации, стоит обратиться к опыту лидеров отрасли. Сегодня мы поговорим о проекте автоматизации «Очаковской Логистической Компании». Как это нередко бывает, вопрос об автоматизации приобрел актуальность, когда показатели эффективности работы перестали удовлетворять руководство компании. Работа большинства отделов «Очаковской Логистической Компании» («О.Л.К.») не была автоматизирована, и было ясно, что они работают не с полной выкладкой. Базовые бизнес-процессы отнимали значительную часть рабочего времени сотрудников и были явно неудобны для выполнения. Например, для обработки заявок клиентов по расчету стоимости услуг и планирования маршрутов использовались электронные таблицы. Их было очень много, и при расчетах нередко возникали ошибки. Путевые листы, заявки на ремонт и расход горюче-смазочных материалов оформлялись вручную, что замедляло скорость обслуживания клиентов. Постоянно возникали сложности с отслеживанием выполнения заданий на перевозку, контролем взаиморасчетов с подрядчиками и клиентами.

Стало очевидно, что компании необходима, как минимум, единая база, в которой не просто могли бы работать несколько отделов, но которая позволила бы легко формировать необходимые отчеты, с помощью которой можно было бы управлять перевозками и планировать загрузку транспорта. Необходимо было значительно упростить взаимодействие с клиентами, сделать его более эффективным. Для этого следовало ускорить прием заявок и их регистрацию, оптимизировать формирование рейсов с учетом весогабаритных характеристик грузов и особенностей их перевозки; необходимо было также обеспечить равномерную загрузку транспортных средств и организовать контроль выполнения заказов. Кроме того, среди задач, которые должна решить автоматизация, было получение новых инструментов для легкого сбора и анализа данных по работе предприятия. В процессе внедрения. После анализа существующих на рынке предложений на предмет их соответствия перечисленным выше требованиям, руководство компании остановилось на программных продуктах «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование». Работы по интеграции решений были поручены компании «1С-Рарус».

В первую очередь, специалисты системного интегратора провели изучение бизнес-процессов и выявили ключевые проблемы, с которыми сталкивались сотрудники «Очаковской Логистической Компании» в процессе ежедневной работы. Был проведен детальный анализ требований заказчика к автоматизированной системе, после чего составлен календарный план работ. В ходе проекта специалистами «1С-Раруса» была выполнена интеграция программных продуктов с другими системами на базе «1С:Предприятия» и осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации, выполнена установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения, а также сервера СУБД. Чтобы процесс перехода на новую систему прошел максимально комфортно, были произведены начальные настройки программы, оказана помощь при вводе начальных остатков и проведено обучение персонала. Как правило, в процессе реализации подобных проектов неизбежно появляются дополнительные запросы, ставятся новые задачи для внедрения. Так было и в этот раз. Например, были внедрены система управления складом (WMS) и система управления отношениями с клиентами (CRM).

Первые результаты. С помощью прикладного решения «1С:Управление автотранспортом 8 Проф» была автоматизирована работа восьми пользователей компании, а с помощью «1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование» было автоматизировано более 50 рабочих мест. Результат внедрения стал заметен буквально с первых же дней работы на новой системе: упростилось планирование и контроль выполнения рейсов, загрузка транспорта стала равномерной, ускорилось выполнение заказов, снизились затраты на ГСМ, эксплуатацию и содержание машин, а время обработки заявок клиентов сократилось с 10 минут до 30 секунд. Значительно ускорилась подготовка сопроводительной документации: вместо 15 минут она стала занимать одну минуту. В итоге, в течение шести месяцев после завершения проекта объем перевозок вырос на 20% Работа с клиентами. Рассмотрим некоторые ключевые особенности проекта, которые способствовали такому повышению эффективности бизнес-процессов компании. Внедренная система была интегрирована с разработанным для клиентов компании сервисом «Личный кабинет», который находится на корпоративном сайте «О.Л.К.». С помощью сервиса клиенты могут самостоятельно в режиме онлайн просматривать историю всех оформленных ранее заявок и перевозимых грузов с их статусами и деталями, отслеживать все счета и документы, оформлять заявки на доставку грузов. Корректность заполнения заявки проверяется автоматически, с информированием клиента в случае ошибки. Собственно, это и позволило сократить время обработки заявки до 30 секунд. Также заказчики могут отследить статус и местоположение груза или узнать обо всех выгодных предложениях. Взаимодействие с клиентами через личный кабинет позволяет компании экономить ресурсы на дополнительных рассылках, звонках, что существенно оптимизирует рабочий процесс.

Все входящие и исходящие звонки теперь регистрируются в системе. Появилась возможность присваивать статусы этапам перевозки, подробно указывать список грузов клиента, максимальные вес и высоту паллеты, планируемые объемы продаж и доходов. Теперь несколько сотрудников могут работать с одним клиентом, не тратя много времени на поиск и изучение информации. Удобство планирования. В результате внедрения системы значительно упростилось формирование рейсов и планирование маршрутов. Система автоматически рассчитывает объем грузового места, необходимого для перевозки заказа. Сотрудник транспортного отдела в несколько кликов может оценить загрузку водителей и назначить ответственного, выбрать транспортное средство, задать требуемый вид упаковки и температурный режим, указать время погрузки, составить оптимальный маршрут с минимальными издержками. В результате время подготовки транспортных накладных сократилось до минуты. Стоимость услуг теперь тоже рассчитывается автоматически, при этом учитываются такие параметры как километраж, масса, объем и тип груза, количество паллет, пункт отправки и доставки. Рассчитать стоимость можно несколькими методами: фиксированной суммой, в виде тарифной сетки, процентом от базовых услуг, что позволило увеличить гибкость тарификации. Автоматизировано выставление счетов за перевозку, курьерскую доставку сопроводительных документов, складские услуги (предоставление паллет, ответственное хранение) и прочие операции.

Появилась возможность планировать поступление грузов на склад, что помогает более эффективно распределять складские площади и загрузку персонала. Учет и контроль. Новая система обеспечивает контроль выполнения заказов и работы экспедиторов: регистрируются причины возможных отклонений от маршрута, учет сроков, повреждений и рекламаций. Также организован и оперативный складской учет, в том числе учет ответственного хранения грузов. Кроме того, внедрен посменный учет работы сотрудников склада, а также учет количества отгруженных паллет, что позволило оценить и повысить эффективность работы отдела складской логистики, скорректировав ее. В результате при сохранении той же численности персонала повысилась пропускная способность склада и степень учета, сократилось время приема и выдачи груза. Существенно была оптимизирована и работа с подрядчиками. Менеджеры теперь ведут в системе учет арендуемого транспорта, отслеживают статусы выполнения заказов, контролируют оплату услуг подрядчиков. Появилась возможность формировать статистику по перечисленными критериям, оценивать надежность каждого поставщика и учитывать это при дальнейшем сотрудничестве.

Подготовка отчетности также значительно упростилась: более 30 отчетов, ранее создаваемых вручную, теперь формируются в «1С» за несколько секунд. Единый справочник заявок и счетов, реестр договоров и их статусов, отчеты о задолженности клиентов, планируемом объеме продаж и доходов помогают руководству анализировать деятельность компании, контролировать и оценивать работу менеджеров, логистов и экспедиторов. В целом, можно сказать, что проект состоялся: в компании теперь налажены и автоматизированы основные бизнес-процессы, значительно сократились трудозатраты на совершение типовых операций, разработаны уникальные решения, позволяющие закрывать нестандартные задачи.